OPTIGEM Win-Finanz

Die integrierte Softwarelösung für Gemeinden, christliche Werke und NPOs die es Ihnen leicht macht, Kontakte, Spenden und Projekte zu verwalten, die komplette Buchhaltung zu erledigen und bei alldem die Menschen hinter den Zahlen im Blick zu haben.

Win-Finanz macht Ihnen die Arbeit leicht!

Das Multitalent für Fundraising, Buchhaltung und Projekte.

Gemeinden, Vereine oder Schulen...

...bearbeiten schnell und unkompliziert die Buchhaltung, ziehen regelmäßige Spenden und Mitgliedsbeiträge per Lastschrift ein und erstellen mühelos am Jahresende die Spendenbestätigungen für Mitglieder und Förderer.

Non-Profit-Organisationen...

...behalten den Status ihrer Projekte stets im Blick, bedanken sich zeitnah und kontextbezogen für eingegangene Spenden, steuern den Versand von Mailings oder Newslettern und haben eine Fülle von Finanz- und Fundraising-Auswertungen jederzeit zur Hand.

Jugendwerke und Freizeithäuser...

...bearbeiten mit wenig Aufwand die Anmeldungen zu Freizeiten oder Seminaren, versenden Teilnehmerrechnungen automatisch per E-Mail und kommunizieren ohne große Mühen jederzeit mit Teilnehmern, Freunden und Spendern.

Basisausstattung

Das Basispaket enthält alle nötigen Funktionen für eine erfolgreiche Buchhaltung und Adressverwaltung:

  • Adressverwaltung
  • Spenden- und Finanz­buchhaltung
  • Projektverwaltung

Hauptlizenz: ab 578,00 €

Für mehr Komfort

Zusätzlich zur Basisausstattung S sind im Paket M folgende Module für Sie enthalten:
 

  • Kontoauszugsimport
  • Kreditoren offene Posten
  • Umsatzsteuer (ELSTER)


Hauptlizenz: ab 898,00 €

Umfassend

Zusätzlich zur Ausstattung des Pakets M sind in diesem umfassenden Paket folgende Module integriert:

  • Anlagenbuchhaltung (AfA)
  • Bankanfragen
  • Info- /Pressepost/ Straßenverzeichnis

Hauptlizenz: 1.548,00 €

JETZT ALLE FUNKTIONEN IN DER DEMOVERSION TESTEN

Als ehrenamtlicher Gemeinde- oder Vereinskassierer möchten Sie möglichst zeitsparend Ihre Buchhaltung erledigen?

Als ehrenamtlicher Gemeinde- oder Vereinskassierer möchten Sie möglichst zeitsparend Ihre Buchhaltung erledigen?

"Mit Hilfe des Kontoauszugsimport-Moduls wird Ihnen dies sicherlich gelingen: Selbstständig lernt die Software Ihre Daten zuzuordnen, indem es aktuelle Importe mit bereits vorhandenen vergleicht. Tauchen Parallelen auf - etwa eine identische Überweisungsgutschrift oder der gleiche Absender - vervollständigt das Programm den kompletten Buchungssatz und die dazu passenden Spenderdaten."

Sie haben infolge einer Naturkatastrophe Ihre regelmäßigen Spender per Mailing gezielt um Hilfe gebeten?

Sie haben infolge einer Naturkatastrophe Ihre regelmäßigen Spender per Mailing gezielt um Hilfe gebeten?

"Nun möchten Sie diesen Spendern sowohl für die konkrete Spende als auch für ihre regelmäßigen Spenden im selben Zeitraum danken. Mit dem Fundraisingmodul können Sie nicht nur den Erfolg Ihrer Mailings auswerten, sondern auch den gewünschten Dankbrief ganz nach Ihren Vorstellungen gestalten."

Sie wollen großzügige Spender durch mehr Informationen stärker an Ihre Organisation binden?

Sie wollen großzügige Spender durch mehr Informationen stärker an Ihre Organisation binden?

"Mit den umfassenden Selektionsmöglichkeiten von Win-Finanz selektieren Sie z.B. private Spender eines Postleitzahlengebiets, die im vergangenen Jahr und im Vorjahr mehr als 200 Euro gespendet haben und noch nicht Empfänger Ihres Newsletters sind."

Sie möchten mit der Vielzahl von "Nebentabellen" in Ihrer Organisation aufräumen?

Sie möchten mit der Vielzahl von "Nebentabellen" in Ihrer Organisation aufräumen?

"Ein Ehepaar im Freundeskreis Ihrer Organisation spendet regelmäßig. Darüber hinaus meldet es seine Kinder zu einer Jugendfreizeit an. Dabei soll die Rechnung für die Freizeit natürlich nicht an die Kinder, sondern an die Eltern gerichtet werden. Mit OPTIGEM haben Sie alles im Blick: Die Teilnehmer der Freizeit, die Familienzugehörigkeit, die Rechnungen nebst Adressaten und deren Buchungsvorgänge."

Sie haben einen ganz anderen Bedarf?

Sie haben einen ganz anderen Bedarf?

"Fragen Sie uns! Win-Finanz hält für viele andere Bereiche eine Lösung bereit. Des Weiteren entwickeln wir gern auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittene individuelle Lösungen."

Mehr erfahren

So vielseitig wie die Aufgaben in Ihrem Alltag sind – so flexibel können Sie Win-Finanz durch Zusatzmodule erweitern!

Kontoauszugsimport

Importieren Sie Ihre Bankbuchungen direkt aus den Online-Kontoauszugsdateien. Dabei gleicht Win-Finanz die zu buchende Person und die betreffenden Konten anhand der selbstlernenden Buchungshistorie automatisch ab!

Fundraising

Zusätzliche Tools für den Vollblut-Fundraiser! Spenderklassifizierung, RFM-Analysen, Mailing- und Aktionsauswertungen, Online-Spendenimport (z.B. aus FundraisingBox, Altruja usw.), erweiterte Auswertungen und Statistiken.

KOP/USt

Bearbeitung von Kreditoren offene Posten (Eingangsrechnungen) inklusive Zahlungsüberwachung und -abwicklung (SEPA), Umsatzsteuerautomatik und Online-Voranmeldungen mittels ELSTER.

Postversand/Straßenverzeichnis

Versandabwicklung von Direkt- bzw. Pressepost inklusive PremiumAdress und elektronischem Adressupdateimport der Post AG. Anhand des Straßenverzeichnisses der Post AG erfolgt eine Gültigkeitsprüfung beim Erfassen oder Ändern einer Adresse.

Fakturierung

Artikelverwaltung, Rechnungserstellung, offene Posten, Mahnwesen, Lager- und Bestandsverwaltung, Bestellwesen, periodische Beitragsrechnungen

Abonnementverwaltung

Verwaltung, Versand und periodische Berechnung von Zeitschriftenabos, inklusive Geschenk- und Probeabos, Auswertungen und Drucksteuerung. Dieses Modul setzt das Zusatzmodul Fakturierung voraus.

Gästeverwaltung

Reservierungs- und Belegungsplanung sowie Abrechnungswesen für Gäste- und Freizeithäuser. Geeignet für Einzel-, Gruppen- und Tagungsbuchungen. Dieses Modul setzt das Zusatzmodul Fakturierung voraus.

Patenschaftsverwaltung

Verwaltung von Patenkindern und Pateneltern, Patenschaftsbeiträgen (inkl. Lastschrifteinzug), Soll-Ist-Vergleich der Beiträge, Patenschaftsbestätigungen (Serienbriefe), Statistiken, usw.

Darlehensverwaltung

Verwaltung und Verzinsung von erhaltenen und gewährten Darlehen

Besuchsverwaltung

Planung und Dokumentation verschiedener Besuchs-/Werbeveranstaltungen. „Welche Gemeinden hat der Missionar/Referent wann besucht?“ „Welche Referate wurden gehalten, welche Medien benutzt?“.

Anlagenbuchhaltung/Bilanz

Anlagenbuchhaltung und Abschreibungen (AfA), Erstellen von frei definierbaren Bilanzberichten

GDPdU Datenexport

Export aller steuerrelevanten Daten zur Datenträgerüberlassung im Rahmen einer Betriebsprüfung

Bankanfragen

Abwicklung von Einzel- bzw. Sammelanfragen zur Ermittlung der Spenderadresse, wahlweise per SEPA-Rücküberweisung oder mittels Serienbrief

Der OPTIGEM Qualitätsanspruch

Integriert

Weil Spenden, Beiträge und Buchhaltung in einer einzigen Anwendung integriert sind, gehören Übertragungsfehler der Vergangenheit an.

Zertifiziert

OPTIGEM Win-Finanz ermöglicht Ihnen eine vom Wirtschaftsprüfer zertifizierte, ordnungsgemäße Buchhaltung.

Praxisorientiert

Wir haben Win-Finanz benutzerfreundlich und anpassungsfähig auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten.

FAQs - Fragen und Antworten

System

Können mehrere Benutzer in Win-Finanz eingerichtet werden?

Ja. Sie können beliebig viele Benutzer einrichten und deren Rechte sowohl für die Adressverwaltung als auch für die Buchhaltung ganz individuell differenzieren.

Kann man Win-Finanz an mehreren Arbeitsplätzen einsetzen?

Ja. Bei Betrieb in einem Netzwerk können mehrere Arbeitsplätze mit Win-Finanz sowohl gleichzeitig als auch mit gemeinsamen Datenzugriff arbeiten. Voraussetzung hierfür ist eine entsprechende Lizenzierung je Arbeitsplatz.

Kann man Win-Finanz „in der Cloud“ betreiben?

Jein. Win-Finanz ist zwar eine reine Windows-Anwendung. Ein Online-Betrieb ist dennoch mit Hilfe eines Terminal-Servers möglich, bei dem sich Programm und Datenbank auf dem Server befinden. Die Terminal-Server-Lösung ist vor allem sinnvoll, wenn mehrere Benutzer von verschiedenen Standorten aus mit Win-Finanz arbeiten sollen, z.B. mehrere Kassierer eines Gemeinschaftsverbands oder Mitarbeiter eines kleinen Werkes im Heimbüro. Auch hierfür ist eine entsprechende Lizenzierung je Arbeitsplatz bzw. Benutzerzugang erforderlich.

Bieten Sie ein Hosting für den Online-Betrieb an?

Ja. Unsere Partnerfirma Stricker IT bietet verschiedene Dienstleistungen rund um OPTIGEM an, insbesondere auch ein bewährtes und vielfach in Anspruch genommenes Hosting auf mehreren Terminalservern im Rahmen eines sehr leistungsfähigen und vollständig abgesicherten Rechenzentrums. Wir konzentrieren uns dafür auf die Entwicklung und den Support der Software. Weitere Informationen zum Thema Hosting finden Sie hier.

Ist Win-Finanz mit MS Office (Word/Excel) kompatibel?

Ja. Viele Auswertungen können direkt nach Excel ausgegeben werden. Ebenso werden Serienbriefe aller Art direkt in MS Word ausgegeben. (MS Word ist jedoch nicht die Voraussetzung dafür, die Spendenbestätigungen ausgeben zu können, sondern lediglich eine Option). Des Weiteren können diverse Datenexporte sowohl bei Personen- als auch bei Buchungsdaten ebenfalls in Form einer Excel Datei erfolgen.

Welche Systemvoraussetzungen sind notwendig?

Die Systemvoraussetzungen für Win-Finanz sind identisch mit den Vorausetzungen für MS Office 2010 bzw. MS Access 2010. Konkrete Angaben dazu finden Sie hier.

Spenden und Buchhaltung

Kann man Spendenbestätigungen mit Win-Finanz erstellen?

Ja. Sie können problemlos sowohl Einzel- als auch Sammelbestätigungen mit Win-Finanz erstellen. Das gilt ebenso für eventuelle Dankbriefe.

Sind die Spendenbestätigungen „finanzamtsgerecht“?

Ja. Wir stellen Ihnen Dokumentvorlagen entsprechend den derzeit gültigen amtlichen Mustern hier zur Verfügung. Bei aktuellen Änderungen der amtlichen Vorgaben passen wir diese Vorlagen oder – bei Bedarf auch das Programm – an und informieren alle Anwender entsprechend.

Kann man bereits vorhandene Personendaten in Win-Finanz übernehmen?

Ja. Sowohl beim Einstieg in Win-Finanz als auch im „laufenden Betrieb“ können Sie Ihre Mitglieds- oder Freundesdaten aus verschiedenen Dateiformaten (z.B. csv, xls usw.) direkt in Win-Finanz importieren. Bei etwas komplexeren Datenbankstrukturen bieten wir Ihnen gern eine Konvertierung Ihrer Daten ggf. inkl. Spendenbuchungen der vergangenen Jahre an. Diese Leistung berechnen wir nach tatsächlichem Aufwand.

Kann man SEPA-Lastschriften mit Win-Finanz abwickeln?

Ja. In den Mitglieds- und Freundesdaten können Sie beliebig viele SEPA-Mandate und Lastschriften hinterlegen, z.B. für Vereins-, Elternbeiträge oder Spendenzusagen. Win-Finanz erinnert Sie an die Fälligkeiten und stellt Ihnen die entsprechenden SEPA-Dateien zur Verfügung. Die Buchung der entsprechenden Beiträge und Spenden erzeugt das Programm vollautomatisch. Sie sparen dadurch Arbeit und müssen die Datei nur noch per Online-Banking oder Bankprogramm zur Bank übertragen lassen.

 

Kann man die Bankumsätze direkt in Win-Finanz importieren?

Ja. Win-Finanz bietet Ihnen die Möglichkeit, die Umsätze Ihrer Bankkonten aus camt- bzw. MT940-Dateien (z.B. aus Online-Banking oder Bankprogramm exportiert) in die Buchhaltung zu importieren. Dabei sucht das Programm automatisch nach bekannten Absenderdaten oder stets wiederkehrenden Gutschriften und vervollständigt diese Buchungen aus den Erfahrungswerten automatisch. Voraussetzung hierfür ist das Zusatzmodul Kontoauszugsimport.

Kann man die Buchhaltung für eine weitere Organisation oder Tochtergemeinden in Win-Finanz parallel führen?

Ja. Sie können bei Bedarf mehrere Mandanten als separate Buchungskreise einrichten, z.B. für eine Tochtergemeinde, einen Zweitverein oder eine separate Stiftung, sofern diese Organisationen zueinander gehören, um deren Buchhaltung eigenständig zu führen. Dabei bestimmen Sie, ob die Personendaten jeweils exklusiv oder gemeinsam genutzt und gepflegt werden, um somit ggf. unnötige Doppelerfassungen in verschiedenen Mandanten zu vermeiden. Beachten Sie bitte jedoch, dass Sie für nicht verbundene, rechtlich selbständige Organisationen eine eigene Programmlizenz benötigen.

Kann man Umsatzsteuer in Win-Finanz buchen und die USt.-Voranmeldungen damit abwickeln?

Ja. Das Programm unterstützt Sie vollständig sowohl bei der automatischen Berechnung und Buchung von Umsatzsteuer als auch bei der Abgabe der Voranmeldungen mittels ELSTER-Verfahren.

Ist ein bestimmter Kontenrahmen in Win-Finanz vorgegeben?

Nein. Sie können den Kontenrahmen in Win-Finanz völlig frei bestimmen oder einen Standardkontenrahmen (z.B. SKR03, SKR04, Vereinskontenrahmen usw.) auswählen und komplett importieren. Diverse Gemeindebünde stellen ihren Mitgliedsgemeinden fertige Standardkontenpläne als Importdatei zur Verfügung.

Erfüllt Win-Finanz die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD)?

Ja. Win-Finanz haben wir von einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft mit Erfolg prüfen und zertifizieren lassen. Eine Kurzfassung des Zertifikats finden Sie hier. Ebenfalls verfügt das Programm über eine GDPdU-Schnittstelle zum Exportieren alle steuerlich relevanten Datenbestände, falls das Finanzamt eine Betriebsprüfung vornehmen will. Selbstverständlich passen wir unsere Software regelmäßig den aktuellen Bestimmungen an, sodass Sie durch unsere Updates immer auf dem aktuellen Stand bleiben.

Kann man mit Win-Finanz die Erfordernisse der EU-Datenschutzgrundverordnung erfüllen?

Ja. Der Datenschutz auch in unsere Anwednungen zu berücksichtigen, ist uns immer ein Anliegen gewesen. In Folge der EU-Datenschutzgrundverordnung haben wir in Abstimmung mit unseren Anwendern ein umfangreiches Konzept realisiert und umgesetzt. Mehr verrät Ihnen auch folgendes Dokument.

Updates und Support

Gibt es eine Hotline und wie sieht es mit Programmupdates aus?

Ja. Unsere Support-Mannschaft besteht aus vier festen Mitarbeitern, die Sie am Telefon, per E-Mail oder per Fernwartung kompetent unterstützen. [-> Support]
Zudem stellen wir regelmäßig Programmupdates online zur Verfügung. Sowohl unser Support als auch die Updates können gegen Einzelberechnung auch ohne Wartungsvertrag in Anspruch genommen werden. In der Regel ist es jedoch sinnvoller und wirtschaftlicher, einen Wartungsvertrag mit uns abzuschließen.

Sie möchten Win-Finanz etwas genauer anschauen?

Uns ist es wichtig, dass Sie die richtige Lösung für Ihr Werk oder Ihre Gemeinde finden. Daher stellen wir eine Demoversion bereit, die es Ihnen ermöglicht, das gesamte Programm inklusive aller Zusatzmodule ausführlich zu testen. Diese Version steht Ihnen zeitlich unbegrenzt zur Verfügung. Die in dem Testmandanten bereits vorhandenen Musterdaten erleichtern Ihnen dabei das Ausprobieren und Testen.

 

Gleich, ob Sie für einen Verein, eine Gemeinde oder ein Hilfswerk tätig sind - mit Win-Finanz bleiben die Menschen im Fokus Ihrer Arbeit.

Sie haben sich entschieden oder sind gerade dabei, sich mit OPTIGEM einzurichten?

Wir lassen Sie beim Einrichten und Benutzen von Win-Finanz nicht allein. Sie brauchen auch keine buchhalterische Ausbildung, um Win-Finanz anwenden zu können. Alles ist auf gute Verständlichkeit angelegt. So schaffen Sie mit Hilfe unserer Anwenderschulungen und Webinare schnell den Einstieg in die tägliche Arbeit. Sollte es doch einmal haken, finden Sie Antworten hier oder bei unserer telefonischen Anwenderbetreuung. Und wird rasche Hilfe gebraucht, unterstützen wir Sie per Fernwartung – so, als säßen wir direkt neben Ihnen.

Persönliche Beratung und Unterstützung  gehören bei OPTIGEM einfach dazu.

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