FAQ – Fragen und Antworten

SPENDENBUCHHALTUNG

Ja. Sie können problemlos sowohl Einzel- als auch Sammelbestätigungen mit OPTIGEM WIN-FINANZ erstellen. Das gilt ebenso für eventuelle Dankbriefe. Einen ausführlichen FAQ finden Sie hier.

Ja. Wir stellen Ihnen Dokumentvorlagen entsprechend den derzeit gültigen amtlichen Mustern hier zur Verfügung. Bei aktuellen Änderungen der amtlichen Vorgaben passen wir diese Vorlagen oder – bei Bedarf auch das Programm – an und informieren alle Anwender entsprechend.

Nein. Im Programm OPTIGEM Service-Tool im Bereich Mandanten kann das nächste Buchungsjahr jederzeit angelegt werden. Das ist auch schon im Vorjahr möglich, wenn Sie schon recht weit mit Ihrer Buchhaltung sind – unabhängig von Jahresabschlüssen oder dem Erstellen von Sammelbestätigungen. Dies war auch schon in der Vergangenheit möglich.

Bei der Neuanlage eines Buchungsjahres werden z.B. alle Stammdaten und Einstellungen der Sachkonten, Projekte u.w. in das neue Jahr kopiert.

 

Wichtiger Hinweis:
Es werden damit keine Anfangsbestands-Buchungen erstellt. Um diese auszuführen bzw. zu übernehmen, muss im Programm OPTIGEM WIN-FINANZ im Menü „Buch./Kontosalden übertragen“ die Übertragung manuell angestoßen werden.

Eine „automatische Buchung“ gab es hier bisher noch nicht und ist auch für die Zukunft nicht vorgesehen.

BUCHHALTUNG · BANKWESEN · STEUERN

Ja. In den Mitglieds- und Freundesdaten können Sie beliebig viele SEPA-Mandate und Lastschriften hinterlegen, z.B. für Vereins-, Elternbeiträge oder Spendenzusagen. Win-Finanz erinnert Sie an die Fälligkeiten und stellt Ihnen die entsprechenden SEPA-Dateien zur Verfügung. Die Buchung der entsprechenden Beiträge und Spenden erzeugt das Programm vollautomatisch. Sie sparen dadurch Arbeit und müssen die Datei nur noch per Online-Banking oder Bankprogramm zur Bank übertragen lassen.

Ja. OPTIGEM WIN-FINANZ bietet Ihnen die Möglichkeit, die Umsätze Ihrer Bankkonten aus camt- bzw. MT940-Dateien (z.B. aus Online-Banking oder Bankprogramm exportiert) in die Buchhaltung zu importieren. Dabei sucht das Programm automatisch nach bekannten Absenderdaten oder stets wiederkehrenden Gutschriften und vervollständigt diese Buchungen aus den Erfahrungswerten automatisch. Voraussetzung hierfür ist das Zusatzmodul Kontoauszugsimport.

Nein. Sie können den Kontenrahmen in Win-Finanz völlig frei bestimmen oder einen Standardkontenrahmen (z.B. SKR03, SKR04, Vereinskontenrahmen usw.) auswählen und komplett importieren. Diverse Gemeindebünde stellen ihren Mitgliedsgemeinden fertige Standardkontenpläne als Importdatei zur Verfügung.

Ja. Das Programm unterstützt Sie vollständig, sowohl bei der automatischen Berechnung und Buchung von Umsatzsteuer, als auch bei der Abgabe der Voranmeldungen mittels ELSTER-Verfahren.

Mehr Infos hier.

Ja. OPTIGEM WIN-FINANZ haben wir von einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft mit Erfolg prüfen und zertifizieren lassen. Eine Kurzfassung des Zertifikats finden Sie hier. Ebenfalls verfügt das Programm über eine GDPdU-Schnittstelle zum Exportieren alle steuerlich relevanten Datenbestände, falls das Finanzamt eine Betriebsprüfung vornehmen will. Selbstverständlich passen wir unsere Software regelmäßig den aktuellen Bestimmungen an, sodass Sie durch unsere Updates immer auf dem aktuellen Stand bleiben.

KREDITOREN / OFFENE POSTEN

Wenn Sie von einem Lieferanten eine Gutschrift erhalten: Sie behandeln diese genau wie eine Eingangsrechnung und erfassen sie wie gewohnt unter Kreditoren offene Posten. Die Angabe des Betrages ist dabei mit Negativvorzeichen anzugeben, z.B. 100,00“.

Zur Verrechnung eine solchen Gutschrift mit eventuell noch offenen Rechnungen eines Kreditors genügt es, beide Posten gleichzeitig zur Zahlung in einer SEPA-Sammelüberweisung freizugeben. Wenn sowohl die Gutschrift als auch die offene Rechnung in der gleichen SEPA-Sammelüberweisung enthalten sind, erfolgt die Verrechnung automatisch.

Das ist jedoch nur sinnvoll, wenn der Gutschriftsbetrag geringer ist als der offene Rechnungsbetrag. Es verbleibt also eine Restüberweisung. Hierbei darf die Zusammenfassung mehrere SEPA-Zahlungen an einen Kreditor in den Stammdaten nicht ausgeschlossen sein.

Sollte es umgekehrt sein – der Gutschrift ist höher als der offene Rechnungsbetrag – sollten Sie über ein Verrechnungskonto in der Zahlungserfassung beide KOPs (über die KOP Schaltfläche) auswählen und ausbuchen lassen. Dabei passen Sie den höheren Betrag der Gutschrift an den offenen Betrag der aktuellen Rechnung an. Es verbleibt ein Restguthaben als offener Betrag bei der Gutschrift.

ADRESSVERWALTUNG · CRM · DATENSCHUTZ

Ja. Sowohl beim Einstieg als auch im „laufenden Betrieb“ können Sie Ihre Mitglieds- oder Freundesdaten aus verschiedenen Dateiformaten (z.B. csv, xls usw.) direkt in OPTIGEM WIN-FINANZ importieren. Bei etwas komplexeren Datenbankstrukturen bieten wir Ihnen gern eine Konvertierung Ihrer Daten ggf. inkl. Spendenbuchungen der vergangenen Jahre an. Diese Leistung berechnen wir nach tatsächlichem Aufwand.

Ja. Den Datenschutz auch in unseren Anwendungen zu berücksichtigen, ist uns immer ein Anliegen gewesen. In Folge der EU-Datenschutzgrundverordnung haben wir in Abstimmung mit unseren Anwendern ein umfangreiches Konzept realisiert und umgesetzt. Mehr verrät Ihnen auch folgendes Dokument.

MANDANTEN

Ja. Sie können bei Bedarf mehrere Mandanten als separate Buchungskreise einrichten, z.B. für eine Tochtergemeinde, einen Zweitverein oder eine separate Stiftung, sofern diese Organisationen zueinander gehören, um deren Buchhaltung eigenständig zu führen. Dabei bestimmen Sie, ob die Personendaten jeweils exklusiv oder gemeinsam genutzt und gepflegt werden, um somit ggf. unnötige Doppelerfassungen in verschiedenen Mandanten zu vermeiden. Beachten Sie bitte jedoch, dass Sie für nicht verbundene, rechtlich selbständige Organisationen eine eigene Programmlizenz benötigen.

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Zum Thema Datenschutz:*