Multifunktionswerkzeug für Spezialisten und Multitalente

OPTIGEM WIN-FINANZ

Organisationen im gemeinnützigen Sektor – Non-Profit-Organisationen, Vereine, Kirchengemeinden, freie Schulen, Jugendwerke oder Freizeithäuser – arbeiten im Regelfall mit knappen Ressourcen. Anfallende Aufgaben erledigen nicht nur Spezialisten, sondern oft auch Multitalente – Menschen, die sich sowohl in Buchhaltung, Fundraising, Projektmanagement als auch in anderen Disziplinen zurechtfinden. Mitarbeitende, die Überschneidungen von Arbeitsbereichen anpacken und sich den Herausforderungen stellen. Denn viele Aufgaben greifen ineinander: die Kommunikation und das Kontaktmanagement, die Buchhaltung, das Fundraising, die finanzielle und organisatorische Verwaltung von Projekten oder Aktionen. 

Ein off- und online verfügbares Multifunktionswerkzeug, das sowohl für Spezialisten als auch Multitalente geeignet ist, erleichtert Ihre Arbeit wesentlich.

Die wichtigsten Aufgaben:

OPTIGEM WIN-FINANZ ist eine praxiserprobte, vielseitige und modular erweiterbare All-in-One-Lösung, die Organisationen unterschiedlicher Größenordnung seit über 20 Jahren einsetzen. Mit ihr erledigen Spezialisten und Multitalente diese und viele weitere Aufgaben aus einer Anwendung heraus.

Ihre Herausforderungen und unsere Lösungen

VERSCHIEDENE DATENQUELLEN AUFLÖSEN

Mit OPTIGEM WIN-FINANZ haben Sie eine Datenquelle, in der zahlreiche Querverbindungen geschaffen werden. So greifen Sie aus einer Anwendung auf alle Elemente und Mandanten zu: Einfacher und sicherer geht’s nicht.

AUSGEWÄHLTE SPENDER DIREKT ANSPRECHEN

OPTIGEM WIN-FINANZ bietet Ihnen umfassende Selektionsmöglichkeiten, die eine exakte Auswahl bestimmter Spendergruppen – etwa nach räumlichen Kriterien, Spendenhöhe und vielen anderen Kategorien – leicht macht.

SPENDENAUFRUF
UND -DANK GEZIELT VERSENDEN

Direkt aus OPTIGEM WIN-FINANZ heraus erstellen Sie Spendenaufrufe und Danksagungen, individualisieren diese und vollziehen in der Kontakthistorie nach, wem Sie was auf welchem Weg geschrieben haben.

ZEITSPARENDE IMPORT­FUNKTIONEN

In OPTIGEM WIN-FINANZ erledigen Sie mit dem Kontoauszugsimport-Modul Ihre Buchhaltung zügig. Selbstständig lernt die Software Auszugsdaten zuzuordnen, indem es aktuelle Importe mit vorhandenen vergleicht. Bei Parallelen vervollständigt sie den kompletten Buchungssatz und die dazu passenden Spenderdaten.

SPENDEN­PROJEKTE INDIVIDUELL VERWALTEN

Verschiedene Spendenaktion oder einzelne Kampagnen sortiert nach Projektländern und Mitarbeitenden lassen sich mit OPTIGEM WIN-FINANZ leicht handhaben. So kommt jede Spende genau da an, wo sie hingehört.

MEHR HERAUS­FORDERUNGEN

Mit diesen und vielen anderen Zusatzmodulen passen Sie OPTIGEM WIN-FINANZ individuell und modular an Ihre Organisation an. Für zusätzlich anzubindende Strukturen und Verwaltungsarbeiten entwickeln wir auf Anfrage weitere Schnittstellen und Anwendungen.

Die Fakten

Für wen?

  • kleine, mittlere und große Organisationen – bevorzugt im gemeinnützigen Sektor – die auf einer Software-Plattform Spenden- und Finanzbuchhaltung, Fundraising, Adress- und Projektmanagement sowie viele weitere Aufgaben erledigen wollen
  • dieselben Organisationen, die zusätzlich angegliederte Gewerbebetriebe (Gästehäuser, Freizeiteinrichtungen etc.) betreiben

 

Welche Aufgaben?

im Basis-Paket
  • Adressverwaltung und Kontaktmanagement
  • Spenden- und Finanz­buchhaltung
  • Projektverwaltung
im Ausbau-Paket = Basis-Paket +
  • Kontoauszugsimport
  • Kreditoren offene Posten

  • Umsatzsteuer (ELSTER)

 im Premium-Paket = Ausbau-Paket +
  • Anlagenbuchhaltung (AfA)

  • Bankanfragen

  • Info-/Pressepost/Straßenverzeichnis

OPTIGEM
WIN-FINANZ

EINZELPLATZ-LIZENZ
IM BASISPAKET

ab 600 EUR

– Hauptlizenz –

optional Wartungsvertrag

 

ab 158 EUR/p.a.

(alle Preise inkl. gesetzlicher MwSt.)

 

Das zeichnet OPTIGEM WIN-FINANZ aus

Eine zentrale
Datenbank

Kontakte und Adressen, Spenden und Kommunikation, Buchhaltung und Projektverwaltung – für alle Anwendungen greift die Software auf eine Datenbank zurück. Ist ein Datensatz also einmal angelegt, greifen Sie künftig ohne jeden Übertragungsfehler aus allen anderen Programmbereichen darauf zu.

Ordnungsgemäß zertifiziert

Die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbe­wahrung von Büchern, Aufzeich­nungen und Unter­lagen in elektro­nischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) schrecken Sie mit OPTIGEM WIN-FINANZ nicht. Mit dem vom Wirtschafts­prüfer zertifizierten Programm hält Ihre Buchhaltung allen Prüfungen stand.

Praxisorientiert und skalierbar

Orientiert am Bedarf unserer Nutzer wir haben OPTIGEM WIN-FINANZ in über 20 Jahren entwickelt. Mit dem Basispaket erhalten Sie bereits alle benutzer­freundlichen und mächtigen Leis­tungs­merkmale. Zahlreiche Erweiterungen lassen kaum Wünsche offen.

Sie zahlen,
was Sie nutzen

Dass Organisationen im gemeinnützigen Sektor begrenzte Ressourcen haben, ist uns bewusst. Unsere Lösungen sind im Marktvergleich unschlagbar günstig, denn bei uns bezahlen Sie nur die Bausteine, die Sie nutzen – auch wenn es von Arbeits­platz zu Arbeitsplatz unterschiedliche Leistungspakete sind.

USchulungsangebote
und Dokumentationen

Schritt-für-Schritt-Anleitungen, Schulungsfilme, Webinare und Live-Schulungen helfen Ihnen beim Einstieg in OPTIGEM WIN-FINANZ . Mit ihnen finden Multitalente den Weg in die Welt der Buchhaltung, und Spezialisten erweitern damit ihre Skills zusätzlich. Beiden nutzt das gebündelte Wissen unserer Support-Mitarbeiter:innen und anderer Anwender:innen.

Unsere Kunden profitieren

Wenn Ihnen eine Funktion in OPTIGEM WIN-FINANZ fehlt, programmieren wir auf Wunsch die entsprechende Anwendung oder Erweiterung. Damit die Entwicklungs­kosten für Sie überschaubar bleiben, finden wir andere Anwender mit einem ähn­lichen Bedarf. So entstehen groß­artige Lösungen, von denen die gesamte Kunden-Community profitiert.

Nutzen und Features

Finanzbuchhaltung

  • alle Funktionen des OPTIGEM ADRESS-MANAGERS
  • Bank-/Kassenerfassung
  • SEPA Lastschriften u. Überweisungen
  • Kontoauszugs-/PAYPAL-Import
  • Splitt-/Um-/Dauerbuchungen
  • Buchungsim/-export (z.B. DATEV)
  • Fremdwährungskonten
  • Kostenstellen/-gruppen (Projekte)
  • Einnahme-Überschuss-Rechnung
  • Einzel-/Sammelbestätigungen
  • Monats-/Quartals-/Jahresvergleiche
  • ...

Spendenbuchhaltung

  • Online-Spendenimport (Fundraisingbox, Altruja usw.)
  • Spendenzwecke (Projekte)/Spender-Analyse
  • Auswertungen/Statistiken
  • Projektabrechnungen
  • Aktions-/Projektauswertungen
  • Einzel-/Perioden-/Jahresbedankung
  • Spenderklassifizierung
  • ...

So passen Sie OPTIGEM WIN-FINANZ an Ihre Arbeit an

Diese Zusatzmodule erleichtern Ihren Arbeitsalltag.

 
Schneller Kontoauszugsimport

Holen Sie Ihre Bank-, Kreditkarten- und E-Payment-Buchungen ohne Umwege ins System. Mit dem Modul Kontoauszugsimport gibt es keine Fehler mehr beim Übertragen von Kontoauszugsdaten: Anhand der selbstlernenden Buchungshistorie erkennt das Programm zu buchende Personen und betreffende Konten – der Import läuft weitestgehend automatisiert.

Mehr Power für‘s Fundraising

Tools für den Vollblut-Fundraiser helfen bei gezielter Spenderansprache. Mit dem Fundraising-Modul klassifizieren Sie Spender, analysieren das Spenderverhalten, werten Mailings und Aktionen unkompliziert aus und importieren Online-Spenden (z.B. aus FundraisingBox oder Altruja). Für Ihr Management erstellen Sie übersichtliche Auswertungen und Spendenstatistiken.

Einfache Steuervoranmeldung

Bei der Steuervoranmeldung leistet das Modul KOP/USt Unterstützung. Sie bearbeiten Eingangsrechnungen (Kreditoren offene Posten), überwachen Zahlungen und wickeln sie per SEPA-Lastschrift ab. Auch Umsatzsteuerautomatik und Online-Voranmeldungen mittels ELSTER machen zeitaufwendige Pflichtarbeiten deutlich einfacher.

Bessere Adressdaten

Mit dem Modul Postversand/Straßenverzeichnis wickeln Sie Direkt- bzw. Pressepost mit PremiumAdress und elektronischem Adressupdateimport der Deutschen Post ab. Anhand des Straßenverzeichnisses der Post wird jede neu erfasste oder geänderte Adresse auf ihre Gültigkeit hin überprüft.

Sauber abrechnen

Tagesaktuell Artikel verwalten, schnell Rechnungen schreiben, die Übersicht über offene Posten behalten, das Mahnwesen vereinfachen, den Lagerbestand im Blick haben, Nachbestellen oder periodische Beitragsrechnungen verfassen und versenden – all das erledigen Sie mit dem Modul Fakturierung.

Abonnements verwalten

Das Modul Abonnementverwaltung erleichtert Ihre Arbeit mit der Verwaltung, dem Versand und der Abrechnung von Zeitschriftenabos. Selbst Geschenk- und Probeabos, die Auswertung von Abonnentenzahlen und den Druck steuern Sie darüber. (Voraussetzung: Modul Fakturierung).

Verwaltung von Gästehäusern erleichtern

An Ihre Organisation angeschlossene Gäste- oder Freizeithäuser integrieren Sie in WIN-FINANZ mit dem Modul Gästeverwaltung. So haben Sie Reservierungs- und Belegungspläne im Blick und erledigen Abrechnungen im Handumdrehen. Das Modul eignet sich für Einzel-, Gruppen- und Tagungsbuchungen. (Voraussetzung: Modul Fakturierung)

Patenschaften im Blick haben

Patenschaften sind ein beliebtes Instrument im Fundraising, weil Spendende eine langfristige Bindung eingehen. Zugleich kostet es Zeit und Aufwand, die Patenschaften zu verwalten. Das Modul Patenschaften erleichtert alle damit verbundenen Arbeiten, wie etwa den Einzug von Patenschaftsbeiträgen (inkl. Lastschrifteinzug), den Soll-Ist-Vergleich der Beiträge oder den Versand von Bestätigungen. Für Kontroll- oder Präsentationszwecke lassen sich übersichtliche Statistiken und Auswertungen aus dem Modul heraus erzeugen.

Übersicht über Darlehen behalten

Mit dem Modul Darlehensverwaltung behalten Sie die Übersicht ebenso über erhaltene wie auch über gewährte Darlehen und deren Verzinsung.

 

Bankanfragen beschleunigen

Wenn Sie Spenderadressen anhand von Kontodaten ermitteln möchten, ist das Modul Bankanfragen eine große Hilfe. Es wickelt Einzel- bzw. Sammelanfragen wahlweise per SEPA-Rücküberweisung oder mittels Serienbrief ab.

Anlagevermögen bilanzieren

Langlebige Vermögensgegenstände Ihres Anlagevermögens verwaltet das Modul Anlagenbuchhaltung/Bilanz, mit dem Sie auch frei definierbaren Bilanzberichte erstellen.

Daten für Betriebsprüfung exportieren

Die „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ (GDPdU) rechtssicher einzuhalten, macht das Modul GDPdU Datenexport möglich. Es hilft Ihnen, alle steuerrelevanten Daten zur Datenträgerüberlassung im Rahmen einer Betriebsprüfung zu exportieren.

Referentenauftritte planen und dokumentieren

Wenn Referierende Ihrer Organisation häufig an unterschiedlichen Orten auftritt, planen und dokumentieren Sie mit dem Modul Besuchsverwaltung Besuche und/oder Werbeveranstaltungen. Mit wenigen Klicks sehen Sie, welche Referate gehalten und welche Medien benutzt wurden. Und natürlich finden Sie die Daten der Gemeinden oder von Besucher:innen, die sich registriert haben, in Ihrer Kontaktdatenbank wieder.

Sie haben Fragen zu OPTIGEM WIN-FINANZ?

Häufig gestellte Fragen zu OPTIGEM WIN-FINANZ finden Sie bei den FAQs.

Unsere Kunden haben sehr unterschiedliche Ansprüche an Softwarelösungen und bringen ganz verschiedene IT-Infrastrukturen mit. Gern beraten wir Sie individuell auf Basis der Rahmenbedingungen in Ihrer Organisation – egal, ob es sich um einen kleinen Verein oder eine große NGO mit vielen hundert Mitarbeitenden handelt.

Schreiben Sie uns eine Nachricht oder rufen Sie uns für eine Produktvorstellung an. Wir melden uns sehr gern bei Ihnen! Ihre Frage verpflichtet Sie zu nichts.

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