Multifunktionswerkzeug für Spezialisten und Multitalente

OPTIGEM WIN-FINANZ

Organisationen im gemeinnützigen Sektor – Non-Profit-Organisationen, Vereine, Kirchengemeinden, freie Schulen, Jugendwerke oder Freizeithäuser – arbeiten im Regelfall mit knappen Ressourcen. Anfallende Aufgaben erledigen nicht nur Spezialisten, sondern oft auch Multitalente – Menschen, die sich sowohl in Buchhaltung, Fundraising, Projektmanagement als auch in anderen Disziplinen zurechtfinden. Mitarbeitende, die Überschneidungen von Arbeitsbereichen anpacken und sich den Herausforderungen stellen. Denn viele Aufgaben greifen ineinander: die Kommunikation und das Kontaktmanagement, die Buchhaltung, das Fundraising, die finanzielle und organisatorische Verwaltung von Projekten oder Aktionen. 

Ein off- und online verfügbares Multifunktionswerkzeug, das sowohl für Spezialisten als auch Multitalente geeignet ist, erleichtert Ihre Arbeit wesentlich.

Die wichtigsten Aufgaben:

  • Buchhaltung schnell, rechtssicher und unkompliziert erledigen
  • regelmäßige Spenden und Mitgliedsbeiträge per Lastschrift einziehen
  • Spendenaufrufe oder Zuwendungsbestätigungen erstellen und versenden
  • umfangreichen Adress-Pool mit Spendenden zuverlässig und einfach pflegen
  • Projektstatus im Blick behalten und zeitnah für eingegangene Spenden bedanken
  • Newsletter und individuelle Kommunikation versenden und dokumentieren
  • tagesaktuelle Gewinn- und Verlustübersichten oder Fundraising-Auswertungen erzeugen
  • Anmeldungen, Rechnungen oder Teilnahmebescheinigungen für Veranstaltungen erstellen

OPTIGEM WIN-FINANZ ist eine praxiserprobte, vielseitige und modular erweiterbare All-in-One-Lösung, die Organisationen unterschiedlicher Größenordnung seit über 20 Jahren einsetzen. Mit ihr erledigen Spezialisten und Multitalente diese und viele weitere Aufgaben aus einer Anwendung heraus.

Ihre Herausforderungen und unsere Lösungen

VERSCHIEDENE DATENQUELLEN AUFLÖSEN

Mit OPTIGEM WIN-FINANZ haben Sie eine Datenquelle, in der zahlreiche Querverbindungen geschaffen werden. So greifen Sie aus einer Anwendung auf alle Elemente und Mandanten zu: Einfacher und sicherer geht’s nicht.

AUSGEWÄHLTE SPENDER DIREKT ANSPRECHEN

OPTIGEM WIN-FINANZ bietet Ihnen umfassende Selektionsmöglichkeiten, die eine exakte Auswahl bestimmter Spendergruppen – etwa nach räumlichen Kriterien, Spendenhöhe und vielen anderen Kategorien – leicht macht.

SPENDENAUFRUF
UND -DANK GEZIELT VERSENDEN

Direkt aus OPTIGEM WIN-FINANZ heraus erstellen Sie Spendenaufrufe und Danksagungen, individualisieren diese und vollziehen in der Kontakthistorie nach, wem Sie was auf welchem Weg geschrieben haben.

ZEITSPARENDE IMPORT­FUNKTIONEN

In OPTIGEM WIN-FINANZ erledigen Sie mit dem Kontoauszugsimport-Modul Ihre Buchhaltung zügig. Selbstständig lernt die Software Auszugsdaten zuzuordnen, indem es aktuelle Importe mit vorhandenen vergleicht. Bei Parallelen vervollständigt sie den kompletten Buchungssatz und die dazu passenden Spenderdaten.

SPENDEN­PROJEKTE INDIVIDUELL VERWALTEN

Verschiedene Spendenaktion oder einzelne Kampagnen sortiert nach Projektländern und Mitarbeitenden lassen sich mit OPTIGEM WIN-FINANZ leicht handhaben. So kommt jede Spende genau da an, wo sie hingehört.

MEHR HERAUS­FORDERUNGEN

Mit diesen und vielen anderen Zusatzmodulen passen Sie OPTIGEM WIN-FINANZ individuell und modular an Ihre Organisation an. Für zusätzlich anzubindende Strukturen und Verwaltungsarbeiten entwickeln wir auf Anfrage weitere Schnittstellen und Anwendungen.

Die Fakten

Für wen?

  • kleine, mittlere und große Organisationen – bevorzugt im gemeinnützigen Sektor – die auf einer Software-Plattform Spenden- und Finanzbuchhaltung, Fundraising, Adress- und Projektmanagement sowie viele weitere Aufgaben erledigen wollen
  • dieselben Organisationen, die zusätzlich angegliederte Gewerbebetriebe (Gästehäuser, Freizeiteinrichtungen etc.) betreiben

 

Welche Aufgaben?

im Basis-Paket
  • Adressverwaltung und Kontaktmanagement
  • Spenden- und Finanz­buchhaltung
  • Projektverwaltung
im Ausbau-Paket = Basis-Paket +
  • Kontoauszugsimport

  • Kreditoren offene Posten

  • Umsatzsteuer (ELSTER)

 im Premium-Paket = Ausbau-Paket +

  • Anlagenbuchhaltung (AfA)

  • Bankanfragen

  • Info-/Pressepost/Straßenverzeichnis

FACTSHEET ALS PDF

OPTIGEM
WIN-FINANZ

EINZELPLATZ-LIZENZ
IM BASISPAKET

ab 650 EUR

– Hauptlizenz –

optional Wartungsvertrag

 

ab 180 EUR/p.a.

(alle Preise inkl. gesetzlicher MwSt.)

 

Pakete vergleichen

Sie wollen die einzelnen Funktionen der Pakete miteinander vergleichen und brauchen dazu eine Übersicht?

Mit der Leistungsübersicht erhalten Sie einen Produktvergleich aller OPTIGEM WIN-FINANZ-Pakete. Klicken Sie einfach auf das Bild rechts, und der Download einer PDF-Datei startet.

 

Für die Webansicht bitte hier klicken:

Leistungsübersicht
Klicken und der Download startet

Das zeichnet OPTIGEM WIN-FINANZ aus

Eine zentrale
Datenbank

Kontakte und Adressen, Spenden und Kommunikation, Buchhaltung und Projektverwaltung – für alle Anwendungen greift die Software auf eine Datenbank zurück. Ist ein Datensatz also einmal angelegt, greifen Sie künftig ohne jeden Übertragungsfehler aus allen anderen Programmbereichen darauf zu.

Ordnungsgemäß zertifiziert

Die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbe­wahrung von Büchern, Aufzeich­nungen und Unter­lagen in elektro­nischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) schrecken Sie mit OPTIGEM WIN-FINANZ nicht. Mit dem vom Wirtschafts­prüfer zertifizierten Programm hält Ihre Buchhaltung allen Prüfungen stand.

Praxisorientiert und skalierbar

Orientiert am Bedarf unserer Nutzer wir haben OPTIGEM WIN-FINANZ in über 20 Jahren entwickelt. Mit dem Basispaket erhalten Sie bereits alle benutzer­freundlichen und mächtigen Leis­tungs­merkmale. Zahlreiche Erweiterungen lassen kaum Wünsche offen.

Sie zahlen,
was Sie nutzen

Dass Organisationen im gemeinnützigen Sektor begrenzte Ressourcen haben, ist uns bewusst. Unsere Lösungen sind im Marktvergleich unschlagbar günstig, denn bei uns bezahlen Sie nur die Bausteine, die Sie nutzen – auch wenn es von Arbeits­platz zu Arbeitsplatz unterschiedliche Leistungspakete sind.

Schulungsangebote
und Dokumentationen

Schritt-für-Schritt-Anleitungen, Schulungsfilme, Webinare und Live-Schulungen helfen Ihnen beim Einstieg in OPTIGEM WIN-FINANZ . Mit ihnen finden Multitalente den Weg in die Welt der Buchhaltung, und Spezialisten erweitern damit ihre Skills zusätzlich. Beiden nutzt das gebündelte Wissen unserer Support-Mitarbeiter:innen und anderer Anwender:innen.

Unsere Kunden profitieren

Wenn Ihnen eine Funktion in OPTIGEM WIN-FINANZ fehlt, programmieren wir auf Wunsch die entsprechende Anwendung oder Erweiterung. Damit die Entwicklungs­kosten für Sie überschaubar bleiben, finden wir andere Anwender mit einem ähn­lichen Bedarf. So entstehen groß­artige Lösungen, von denen die gesamte Kunden-Community profitiert.

Nutzen und Features

Finanzbuchhaltung

  • alle Funktionen des OPTIGEM ADRESS-MANAGERS
  • Bank-/Kassenerfassung
  • SEPA Lastschriften u. Überweisungen
  • Kontoauszugs-/PAYPAL-Import
  • Splitt-/Um-/Dauerbuchungen
  • Buchungsim/-export (z.B. DATEV)
  • Fremdwährungskonten
  • Kostenstellen/-gruppen (Projekte)
  • Einnahme-Überschuss-Rechnung
  • Einzel-/Sammelbestätigungen
  • Monats-/Quartals-/Jahresvergleiche
  • ...

Spendenbuchhaltung

  • Online-Spendenimport (Fundraisingbox, Altruja usw.)
  • Spendenzwecke (Projekte)/Spender-Analyse
  • Auswertungen/Statistiken
  • Projektabrechnungen
  • Aktions-/Projektauswertungen
  • Einzel-/Perioden-/Jahresbedankung
  • Spenderklassifizierung
  • ...
LEISTUNGSÜBERSICHT

So passen Sie OPTIGEM WIN-FINANZ an Ihre Arbeit an

Diese Zusatzmodule erleichtern Ihren Arbeitsalltag.

 
Schneller Kontoauszugsimport
Holen Sie Ihre Bank-, Kreditkarten- und E-Payment-Buchungen ohne Umwege ins System. Mit dem Modul Kontoauszugsimport gibt es keine Fehler mehr beim Übertragen von Kontoauszugsdaten: Anhand der selbstlernenden Buchungshistorie erkennt das Programm zu buchende Personen und betreffende Konten – der Import läuft weitestgehend automatisiert.
Mehr Power für‘s Fundraising

Tools für den Vollblut-Fundraiser helfen bei gezielter Spenderansprache. Mit dem Fundraising-Modul klassifizieren Sie Spender, analysieren das Spenderverhalten, werten Mailings und Aktionen unkompliziert aus und importieren Online-Spenden (z.B. aus FundraisingBox oder Altruja). Für Ihr Management erstellen Sie übersichtliche Auswertungen und Spendenstatistiken.

Einfache Steuervoranmeldung

Bei der Steuervoranmeldung leistet das Modul KOP/USt Unterstützung. Sie bearbeiten Eingangsrechnungen (Kreditoren offene Posten), überwachen Zahlungen und wickeln sie per SEPA-Lastschrift ab. Auch Umsatzsteuerautomatik und Online-Voranmeldungen mittels ELSTER machen zeitaufwendige Pflichtarbeiten deutlich einfacher.

Bessere Adressdaten

Mit dem Modul Postversand/Straßenverzeichnis wickeln Sie Direkt- bzw. Pressepost mit PremiumAdress und elektronischem Adressupdateimport der Deutschen Post ab. Anhand des Straßenverzeichnisses der Post wird jede neu erfasste oder geänderte Adresse auf ihre Gültigkeit hin überprüft.

Sauber abrechnen
Tagesaktuell Artikel verwalten, schnell Rechnungen schreiben, die Übersicht über offene Posten behalten, das Mahnwesen vereinfachen, den Lagerbestand im Blick haben, Nachbestellen oder periodische Beitragsrechnungen verfassen und versenden – all das erledigen Sie mit dem Modul Fakturierung.
Abonnements verwalten

Das Modul Abonnementverwaltung erleichtert Ihre Arbeit mit der Verwaltung, dem Versand und der Abrechnung von Zeitschriftenabos. Selbst Geschenk- und Probeabos, die Auswertung von Abonnentenzahlen und den Druck steuern Sie darüber. (Voraussetzung: Modul Fakturierung).

Verwaltung von Gästehäusern erleichtern

An Ihre Organisation angeschlossene Gäste- oder Freizeithäuser integrieren Sie in WIN-FINANZ mit dem Modul Gästeverwaltung. So haben Sie Reservierungs- und Belegungspläne im Blick und erledigen Abrechnungen im Handumdrehen. Das Modul eignet sich für Einzel-, Gruppen- und Tagungsbuchungen. (Voraussetzung: Modul Fakturierung)

Patenschaften im Blick haben

Patenschaften sind ein beliebtes Instrument im Fundraising, weil Spendende eine langfristige Bindung eingehen. Zugleich kostet es Zeit und Aufwand, die Patenschaften zu verwalten. Das Modul Patenschaften erleichtert alle damit verbundenen Arbeiten, wie etwa den Einzug von Patenschaftsbeiträgen (inkl. Lastschrifteinzug), den Soll-Ist-Vergleich der Beiträge oder den Versand von Bestätigungen. Für Kontroll- oder Präsentationszwecke lassen sich übersichtliche Statistiken und Auswertungen aus dem Modul heraus erzeugen.

Übersicht über Darlehen behalten

Mit dem Modul Darlehensverwaltung behalten Sie die Übersicht ebenso über erhaltene wie auch über gewährte Darlehen und deren Verzinsung.

 

Bankanfragen beschleunigen

Wenn Sie Spenderadressen anhand von Kontodaten ermitteln möchten, ist das Modul Bankanfragen eine große Hilfe. Es wickelt Einzel- bzw. Sammelanfragen wahlweise per SEPA-Rücküberweisung oder mittels Serienbrief ab.

Anlagevermögen bilanzieren

Langlebige Vermögensgegenstände Ihres Anlagevermögens verwaltet das Modul Anlagenbuchhaltung/Bilanz, mit dem Sie auch frei definierbaren Bilanzberichte erstellen.

Daten für Betriebsprüfung exportieren

Die „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ (GDPdU) rechtssicher einzuhalten, macht das Modul GDPdU Datenexport möglich. Es hilft Ihnen, alle steuerrelevanten Daten zur Datenträgerüberlassung im Rahmen einer Betriebsprüfung zu exportieren.

Referentenauftritte planen und dokumentieren

Wenn Referierende Ihrer Organisation häufig an unterschiedlichen Orten auftritt, planen und dokumentieren Sie mit dem Modul Besuchsverwaltung Besuche und/oder Werbeveranstaltungen. Mit wenigen Klicks sehen Sie, welche Referate gehalten und welche Medien benutzt wurden. Und natürlich finden Sie die Daten der Gemeinden oder von Besucher:innen, die sich registriert haben, in Ihrer Kontaktdatenbank wieder.

Haupt- und Nebenkassen verwalten

Mit der Kassenverwaltung von OPTIGEM erfassen Sie einfach alle „Nebenkassen“ (z.B. Büchertisch, Jugend, Kindergruppen usw.), und das inkl. Erfassungsprotokoll, Einnahme-Überschuss-Rechnung, Buchungsexport nach OPTIGEM Win-Finanz zur Übertragung in die Hauptbuchhaltung u.a..

Die OPTIGEM Kassenverwaltung kann als Modul von OPTIGEM WIN-FINANZ oder als eigenständiges Programm auf Einzel-Arbeitsplätzen betrieben werden. Für mehr Infos hier klicken.

Fragen und Antworten zu OPTIGEM WIN-FINANZ?

Ja. Bei Betrieb in einem Netzwerk können mehrere Arbeitsplätze mit Win-Finanz sowohl gleichzeitig als auch mit gemeinsamen Datenzugriff arbeiten. Voraussetzung hierfür ist eine entsprechende Lizenzierung je Arbeitsplatz.

Ja. Sie können bei Bedarf mehrere Mandanten als separate Buchungskreise einrichten, z.B. für eine Tochtergemeinde, einen Zweitverein oder eine separate Stiftung, sofern diese Organisationen zueinander gehören, um deren Buchhaltung eigenständig zu führen. Dabei bestimmen Sie, ob die Personendaten jeweils exklusiv oder gemeinsam genutzt und gepflegt werden, um somit ggf. unnötige Doppelerfassungen in verschiedenen Mandanten zu vermeiden. Beachten Sie bitte jedoch, dass Sie für nicht verbundene, rechtlich selbständige Organisationen eine eigene Programmlizenz benötigen.

Ja. Sie können beliebig viele Benutzer einrichten und deren Rechte sowohl für die Adressverwaltung als auch für die Buch­haltung ganz individuell differenzieren.

Jein. OPTIGEM WIN-FINANZ ist zwar eine reine Windows-Anwendung. Ein Online-Betrieb ist dennoch mit Hilfe eines Terminal-Servers möglich, bei dem sich Programm und Datenbank auf dem Server befinden. Die Terminal-Server-Lösung ist vor allem sinnvoll, wenn mehrere Benutzer von verschiedenen Standorten aus mit OPTIGEM WIN-FINANZ arbeiten sollen, z.B. mehrere Kassierer eines Gemeinschaftsverbands oder Mitarbeiter eines kleinen Werkes im Heimbüro. Auch hierfür ist eine entsprechende Lizenzierung je Arbeitsplatz bzw. Benutzerzugang erforderlich.

Ja. Unsere Partnerfirma Stricker IT bietet verschiedene Dienstleistungen rund um OPTIGEM an, insbesondere auch ein bewährtes und vielfach in Anspruch genommenes Hosting auf mehreren Terminalservern im Rahmen eines sehr leistungsfähigen und vollständig abgesicherten Rechenzentrums. Wir konzentrieren uns dafür auf die Entwicklung und den Support der Software.

Ja. Viele Auswertungen können direkt nach Excel ausgegeben werden. Ebenso werden Serienbriefe aller Art direkt in MS Word ausgegeben. (MS Word ist jedoch nicht die Voraussetzung dafür, die Spendenbestätigungen ausgeben zu können, sondern lediglich eine Option). Des Weiteren können diverse Datenexporte sowohl bei Personen- als auch bei Buchungsdaten ebenfalls in Form einer Excel Datei erfolgen.

Die Systemvoraussetzungen für Win-Finanz sind identisch mit den Vorausetzungen für Microsoft Access 2019 bzw. Microsoft Office 2019/365 .

OPTIGEM fragt bei jedem Programmstart nach einem gültigen Benutzernamen und dem dazugehörigen Kennwort und lässt niemanden auf Ihre Daten zugreifen, der nicht beides eingeben kann.

Dabei können Sie jedem Benutzer, der bei Ihnen mit OPTIGEM arbeitet, einen separaten Benutzernamen zuteilen.

OPTIGEM setzt Windows 7 (nicht mehr empfohlen), 8.x, 10, 11 oder Windows Server ab 2008 R2 als Betriebssystem voraus.

In einem Netzwerk können die OPTIGEM-Daten auch auf einem Linux-Server gehalten werden, sofern aber die Client-PCs mit einem Windows-Betriebssystem ausgestattet sind

OPTIGEM WIN-FINANZ setzt ein installiertes Windows 7 (nicht mehr empfohlen), 8.x, 10, 11 oder Windows Server ab 2008 R2 als Betriebssystem voraus.

Sie können OPTIGEM WIN-FINANZ aber auf Ihren MAC ausführen, wenn Sie über z.B. die Anwendung „Parallels Desktop for MAC“ ein Windows-Betriebssystem emulieren.

Das Betriebssystem Windows 11 ist generell unterstützt.

Unter bestimmten Voraussetzungen kann es zu Schwierigkeiten bei der Installation oder beim Betrieb kommen.

z.B. lassen einige Office-Pakete die gleichzeitige Installation von OPTIGEM mit der Datenbank-Grundlage Microsoft Access 2010 bzw. 2016 32-bit nicht zu.

Wir arbeiten an einer Programmversion in 64-bit-Variante die diese Probleme umgehen wird.

Bitte nehmen Sie für weitere Details Kontakt zu der OPTIGEM auf.

Das Betriebssystem Windows 11 ist generell unterstützt.

Unter bestimmten Voraussetzungen kann es zu Schwierigkeiten bei der Installation oder beim Betrieb kommen.

z.B. lassen einige Office-Pakete die gleichzeitige Installation von OPTIGEM mit der Datenbank-Grundlage Microsoft Access 2010 bzw. 2016 32-bit nicht zu.

Wir arbeiten an einer Programmversion in 64-bit-Variante die diese Probleme umgehen wird.

Bitte nehmen Sie für weitere Details Kontakt zu der OPTIGEM auf.

Ja. Sie können Win-Finanz und Adress-Manager weiterhin unbegrenzt nutzen.

Es kann allerdings vorkommen, dass z.B. ein von Ihnen aktualisiertes Betriebssystem oder das Update eines Office-Pakets den Betrieb des Programms dann nicht mehr unterstützt.

Mehr Antworten finden Sie in den FAQs.

Sie haben weitere Fragen zu OPTIGEM WIN-FINANZ?

Unsere Kunden haben sehr unterschiedliche Ansprüche an Softwarelösungen und bringen ganz verschiedene IT-Infrastrukturen mit. Gern beraten wir Sie individuell auf Basis der Rahmenbedingungen in Ihrer Organisation – egal, ob es sich um einen kleinen Verein oder eine große NGO mit vielen hundert Mitarbeitenden handelt.

Schreiben Sie uns eine Nachricht oder rufen Sie uns für eine Produktvorstellung an. Wir melden uns sehr gern bei Ihnen! Ihre Frage verpflichtet Sie zu nichts.

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