OPTIGEM CX – Update 2_2023
Es gibt neue Features in OPTIGEM CX: Neben diversen Bugfixes und vielen kleinen Verbesserungen ist vor allem die Funktionalität zur Prüfung und Freigabe von eingereichten Belegen, z.B. durch einen Teamleiter, neu hinzugekommen.
Bitte leite den Link zu dieser Seite an Kolleginnen und Kollegen weiter, die OPTIGEM CX nutzen.
Neu: Die Belegprüfung
Benutzer können als Belegprüfer festgelegt werden.
Während der Belegeinreichung kann ein Belegprüfender gewählt werden. Kassierer können Belege nachträglich von Belegprüfern prüfen lassen.
1.In der Benutzerverwaltung können vorgeschaltete Freigaben für die Belegprüfung aktiviert werden.
Dies geschieht entweder nur für die konkret auf Arbeitsbereiche oder Projekte zugeordnete oder pauschal für alle Belege freigeschaltete User.
2. Während der Belegeinreichung kann der Benutzer nun einen Belegprüfer auswählen. Ebenso können Kassierer bei Bedarf eventuell ungeprüfte Belege nachträglich einem Prüfer zuordnen.
3. In der Belegprüfung können Prüfer die Belege „Akzeptieren“ (freigeben) oder auch über den Button „Erweitert“ einen abweichenden oder Folgeprüfer zuweisen. Erst nach Freigabe stehen diese Belege dem Kassenteam in der Belegbearbeitung zur Verfügung.
Neu: Einrichtung von Benachrichtigungen
Über Ereignisse wie neu zu prüfende oder abgelehnte Belege, die Aktualisierung des Dashboards, usw. kann jeder Benutzer sich per Browserbenachrichtigung informieren lassen.
Die Einstellung erfolgt im Benutzerprofil entweder nach Aufforderung beim Start von OPTIGEM CX oder per Klick auf das Benutzersymbol oben rechts (Voraussetzung für die Benachrichtigung auf Apple-Geräten ist Safari 16.1 und MacOS 13 oder höher).
Ergänzung: Belegeinreichung
- Bei der Angabe von IBANs kann jetzt optional ein Kontoinhaber erfasst werden, z.B. wenn ein Beleg von einer dritten Person stammt und die Erstattung nicht an den Einreicher selbst erfolgen soll.
- Erfassungshilfe: E-Mail-Adressen, IBANs und Kontoinhaber aus zuvor erfassten Belegen des gleichen Einreichers werden nun bei der Einreichung neue Belege aktiv vorgeschlagen.
Weitere Änderungen
- Archiv: Nicht mehr benötigte Belege können jetzt entfernt werden. Hierzu ist eine entsprechende Berechtigung in der Benutzerverwaltung erforderlich.
- Belegübersichten werden jetzt in Echtzeit aktualisiert, wenn Änderungen durch einen anderen Benutzer erfolgen.
- Wenn eine E-Mail an einen Benutzer nicht zugestellt werden konnte, erhält dieser einer Aufforderung zum Ändern der hinterlegten E-Mail-Adresse.
Hinweise
Über den Link zum Änderungsprotokoll in der unteren Leiste auf cx.optigem.com sind alle Bugfixes und sonstige Änderungen zu finden.
Hinweis für Benutzer der Free Version
Bitte beachte, dass die Nutzung der kostenfreien Testversion „OPTIGEM CX Free“ ab sofort auf maximal 50 Belege begrenzt ist. Über die Organisationseinstellungen kann jederzeit die Lizenz auf „Basis“ oder „Premium“ umstellt werden.
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