Hinweise zu Neuerungen und Änderungen
Neue Funktionen für Ihre Buchhaltung
Haushaltsvoranschläge für Kapitalkonten

Wir hoffen, dass diese Neuerung insbesondere für Anwender nützlich ist, die Investitionen (z.B. Ankauf von Gebäuden) mit im Haushaltsplan steuern möchten.
Neue DATEV-Schnittstelle

Diese Schnittstelle beschreiben wir detailliert in einem Leitfaden im Download-Ordner. Darin werden die Möglichkeiten und die (wenigen) Beschränkungen, die sich durch strukturelle Unterschiede zwischen DATEV und OPTIGEM ergeben, genau erläutert.
MS Excel-Auswertung für Konten-/Projektumsätze

Wir arbeiten übrigens daran, dass die Auswertung möglichst auch mit anderen Tabellenkalkulationsprogrammen als Microsoft Excel genutzt werden kann.
Buchungsklammern setzen

Alternativ wählen Sie Setzen für manuell gewählte Buchungen: Buchungen, die Sie zuvor unter der ebenfalls neuen Funktion Buchungen wählen (neben dem Buchungsdatum) mit einem Kennzeichen versehen können. Eine mit einer Klammer versetzte Buchung wird in der Kontoblattanzeige mit einem X gekennzeichnet. Danach haben Sie die Möglichkeit, alle Buchungen oder nur geklammerte Buchungen anzuzeigen oder auch geklammerte auszublenden. Nach dem ausblenden aller geklammerten Buchungen können Sie sich zum Abstimmen auf die restlichen Buchungen konzentrieren.
Projektumbuchungen

Auch diesen neuen Programmteil beschreiben wir detailliert in einem Video.
Neue Funktionen in Zahlungserfassung und Kontoauszugsimport
PayPal-Kontoauszugsimport

Um in Win-Finanz Zugriff auf Ihre Konten zu bekommen, benötigt man von PayPal besondere Anmeldedaten namens "Client ID" und "Client Secret" (vergleichbar mit Benutzername und Passwort). Wie Sie an diese Anmelde-/Zugangsdaten gelangen, beschreiben wir im Leitfaden zur Einrichtung der PayPal-Schnittstelle. Und die Verwendung dieses Programmteils beschreiben wir in einem Video.
Auf Wunsch anonymisierte Behandlung von Spenden

Danach finden Sie in der Buchungserfassung beim Buchen einer Spende im Bereich der Spender-Info unten rechts in der Maske diese neue Auswahl Spende anonym handhaben.
Hinweis auf "Projekt-Erstspender" während der Erfassung

Diese Neuerung bei der Zahlungserfassung und beim Kontoauszugsimport soll Ihnen helfen, Fehler hinsichtlich der Projektzuordnung zu vermeiden und nicht hinterher mit viel Zeitaufwand nach solchen Fehlern suchen zu müssen. Sie können diese Funktion grundsätzlich ein- bzw. ausschalten und für bestimmte Projekte und (Sonder-)Aktionen gezielt unterdrücken. Aktivieren Sie dazu im Menü Mandant/Stammdaten auf dem Register Spenden im unteren Abschnitt die so bezeichnete Option.
Standard-Gegenkonto für Bank- oder Kassenkonto

Trennung von Einzeldank per Brief und E-Mail

Mit der Auswahl beliebig legen Sie fest, dass es keine Unterscheidung geben muss: diese Dokumente werden i.d.R. dann normal ausgedruckt. Vorgehen: Nachdem Sie Spenden gebucht haben, das Dankbrief-Regelwerk die passenden Textvorlagen zugeordnet hat und die Freigabe erfolgt ist, öffnet sich in Win-Finanz der Programmteil MS Word Seriendruckmanager, getrennt für Brief- und E-Mail-Empfänger:

Aktivieren Sie eine Freigabe für einen Eintrag /eine Dokumentenart und wählen die Funktion Ausdruck starten. Es öffnet sich das Programm MS Word und lädt die Textvorlage. Zum Senden von E-Mails wählen Sie (ab Word 2007) im Bereich Sendungen > Fertig stellen und zusammenführen: E-Mail-Nachrichten senden. Im nächsten Auswahlfenster vergeben Sie einen Betreff und können damit den entsprechenden Empfängern den Inhalt des verbundenen Word-Dokuments mailen. Achtung: Word gibt alle ausstehenden Dokumente/Mails an Outlook weiter, diese werden sofort und ohne Nutzung des Entwurfs-Ordners oder einer Vorschau losgesendet! Sie finden in Downloads zwei Beispiele/Vorlagen für einen Einzeldankbrief. Einer dient zum Ausdruck auf Papier, der zweite kann den vergleichbaren Inhalt per E-Mail versenden.
Neue Funktionen in den Personendaten
Unvollständige Adressen mit einer Liefersperre versehen

Wählen Sie im Bereich Definition einer unvollständigen Adresse aus, welches Kriterium für Adressen im Inland und im Ausland gelten soll. Es stehen dabei Kombinationen für leere Felder Straße, Postleitzahl und Ort zur Verfügung. Zusätzlich können Sie unter Anlagezeitraum einschränken, wann die Neuanlage der Personendaten erfolgte. Unter weitere Optionen können Sie im Feld Herkunft eine Adressherkunft auswählen Zur Kennzeichnung wählen Sie eine Liefersperrenart und einen -grund aus. Mit Klick auf OK wird berechnet, auf welche Personendaten die von Ihnen gemachten Angaben zutreffen. Nach Bestätigen dieser Meldung wird bei diesen damit die gewünschte Liefersperre zugeordnet.
Elektronische Visitenkarte: Personendaten als vCard exportieren

Weitere neue Funktionen in anderen Programmteilen
Berechtigungen zum Zugriff auf die benutzerspezifischen Einstellungen

Der OPTIGEM-Administrator kann damit die Änderungen an benutzerspezifischen Einstellungen begleiten, z.B. Fehleingaben verhindern oder auf die Einhaltung von internen Vorgaben Ihrer Organisation achten.
Inländische Bankverbindungen ohne BIC möglich

Inländische Bankverbindungen können ohne BIC gespeichert und verwendet werden: damit wird das von den Banken schon lang propagierte IBAN-only technisch möglich. Diese Änderung betrifft sowohl die Speicherung von Bankverbindungen in den Personen-Stammdaten als auch die Verwendung dieser Bankverbindungen ohne BIC im Bereich des Electronic Banking (Lastschriften, Kreditoren-OPs, Überweisungen).
Ausländischer Zahlungsverkehr mit INTL FCStone

X-Rechnung als Standard für elektronische Rechnungen
Leistungserbringer wie Schulverwaltungen, Jugendämter und auch Krankenkassen fordern immer häufiger Rechnungen in digitaler Form an. Planmäßig ab 11/2020 dürfen alle Behörden Rechnungen i.d.R. nur noch im Format X-Rechnung oder ZuGFeRD (das heißt wirklich so) annehmen.
OPTIGEM 6.4 wird darauf vorbereitet sein, Ihre Rechnungen im X-Rechnung-Standard zu exportieren. Dieses wird jedoch eine kundenspezifische Anpassung erfordern: kommen Sie daher bitte bei Interesse gern frühzeitig auf uns zu.
QR-Code auf deutschen Rechnungen zum bequemen Bezahlen
Immer häufiger enthalten Rechnungen zum bequemen Bezahlen einen standardisierten QR-Code, der neben der Bankverbindung des Empfängers, den Betrag und einen Verwendungszweck (i.d.R. die Rechnungs-Nr.) enthält.
Ab Version 6.4 können Sie Ihre mit OPTIGEM erstellten Rechnungen mit einem solchen QR-Code ausstatten und den Empfängern das Bezahlen Ihrer Rechnungen erleichtern. Der Empfänger benötigt zum Bezahlen nur seine gewohnte App auf dem Smartphone - die Funktion "Überweisen per QR-Code" ist in nahezu allen Banking Apps bereits enthalten.
Hinweise und Neuerungen
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Bitte denken Sie beim Ausdrucken an die Umwelt. Vielen Dank.