Gisela Bhatti und Doris Kunstdorff von der Agentur Cloud und Rüben aus Krefeld beraten Non-Profit-Organisationen. Ihr Schwerpunkt:Weiterbildung und Unterstützung beim Auswahlprozess rund um Customer Relationship Management- (CRM) und Fundraising-Systeme. Im deutschen Fundraising-Verband engagieren sich die beiden ebenfalls, um das Thema voranzubringen.
Wir haben mit den beiden Expertinnen ein Interview geführt. Darin zeigen sie auf, welche Möglichkeiten sich durch eine vorausschauende Strategie ergeben und wie man sie Schritt für Schritt umsetzt. Und wir haben über Schwierigkeiten gesprochen, die zu erwarten sind, wenn man diese Prozesse angeht. Doris Kunstdorff sagt, die Lockdowns in der Corona-Pandemie hätten quasi eine »Zwangsdigitalisierung« in Deutschland ausgelöst. Gleichzeitig habe das aber gezeigt, wie viele offene Fragen es auf diesem Gebiet noch gibt. Auch im gemeinnützigen Sektor seien eine Reihe von Organisationen unter Druck geraten. Denn nachhaltige Digitalisierung ist viel mehr, als die Arbeit mit Videokonferenz und Kollaborationssoftware zu erledigen, statt mit realen Meetings und E-Mails.
Lesen Sie in diesem Artikel:
- Was mit Digitalisierung im Non-Profit-Sektor möglich ist
- Der Alltag in vielen Non-Profit-Organisationen
- Digitalisieren mit Strategie – erste Vorbereitungen
- Die Inventur – was wir haben und was wir wollen
- Das richtige CRM- und Fundraising-System auswählen
- Die Datenbank auf Vordermann bringen
- Nutzen, was der Markt hergibt
- Plattform datenwelten.org
Was mit Digitalisierung im Non-Profit-Sektor möglich ist
OPTIGEM: Ist Digitalisierung immer noch ein Fremdwort im Non-Profit-Sektor?
Cloud und Rüben: Nein, sicher nicht mehr. Dank der Corona-Pandemie haben wirklich alle Organisationen begriffen, dass Digitalisierung für die eigene Arbeits- und Teamorganisation unverzichtbar ist. Aber wie weit Digitalisierung in Projektarbeit hineingreift und den Vereinszweck als solchen berührt, spricht sich noch immer nur langsam herum. Wenn manche dann feststellen, dass Digitalisierung eben nicht nur eine technische Aufgabe ist, sondern die ganze Organisation betrifft, bekommen die Entscheider schon wieder kalte Füße. Dabei birgt das Thema im gemeinnützigen Sektor sehr viele Chancen.
OPTIGEM: Lassen Sie uns direkt konkret werden!
Cloud und Rüben: Gerne. Wenn zum Beispiel eine deutsche Organisation ein Landwirtschaftsprojekt in Ostafrika unterstützt, kann ich den Computer nutzen, um direkt mit den Kolleginnen und Kollegen vor Ort zu kommunizieren. Mit E-Mail macht man das seit Jahren. Seit Corona sehen sich die Kommunizierenden beim Gespräch auch – wenn die Leitung stabil ist und wo immer möglich, ersetzen Kollaborationstools den Mail- und Postwechsel.
Digitalisierung, die den Vereinszweck im Blick hat, geht aber viel weiter. Dann beobachten die Landwirte in dem Projekt die Wetterlage in der afrikanischen Region, um den besten Aussaat- und Erntezeitpunkt zu finden. Mit Online-Tutorials oder Videoclips können sie sich etwa zu den Themen Bewässerung oder natürliche Schädlingsbekämpfung weiterbilden. Und gemeinsam vergleichen sie regionale Marktpreise für die geernteten Produkte. Allerdings nutzen auch Einkäufer solche Möglichkeiten – letztendlich um die Preise zu drücken. Man muss sich also klar machen, dass Digitalisierung nicht »von Natur aus« ein Segen ist, sondern fast immer auch eine Schattenseite hat!
OPTIGEM: Hmm … hört sich ja schon gar nicht mehr so unkompliziert an, aber was ist da fortschrittlicher als bisher?
Cloud und Rüben: Dann denken wir das noch einmal weiter und stellen uns eine voll durchdigitalisierte Organisation vor. Das ist allerdings ein Zukunftsszenario.
Schauen wir nur mal auf einen Vorgang – Projektsteuerung, Kommunikation, Fundraising, Buchhaltung, Dokumentation und mehr – sehr viele Arbeitsschritte spendensammelnder Organisationen lassen sich digital abbilden und stärker miteinander verknüpfen, als es heute der Fall ist:
Der Alltag in vielen Non-Profit-Organisationen
OPTIGEM: Das klingt sehr rund. Gibt es Organisationen, die so arbeiten?
Cloud und Rüben: Wie gesagt: Das Beispiel ist in seinem ganzen Umfang noch ein eher selten praktiziertes, meist noch künftiges Szenario. Im Beratungsalltag begegnen uns einige Organisationen, die mit solchen Ideen vorausgehen. Das sind aber Ausnahmen. Denn natürlich muss vieles bedacht werden: Bildrechte, Datenschutz, Zugriffsrechte der Benutzer auf gemeinsame Daten und Mehr-Mandantenfähigkeit – um nur einige wichtige Aspekte neben vielen anderen zu nennen.
Zurück in die Realität: Da bekommen wir immer noch viele Anfragen von Organisationen, die erstmal überhaupt eine zentrale Datenbank oder Software suchen und Unterstützung dabei brauchen.
OPTIGEM: Okay…? Wie haben solche Teams denn vor Corona gearbeitet?
Cloud und Rüben: Im »schlimmsten Fall« haben die nur mit Excel-Listen gearbeitet, z.B. eine Liste für die Spendenden, eine Liste mit Interessenten, eine mit Pressekontakten, eine für Patenschaften, eine Liste für Patenkinder im Projektland, eine für die Lehrenden der Schule, eine für die Schülerinnen und Schüler, eine für freiwillig Helfende und sicher kamen manche Personen in mehreren Listen vor.
Dann waren die Mitarbeitenden plötzlich ins Homeoffice verbannt und konnten nicht mal eben ins Nachbarbüro gehen, um die eine mit der anderen Liste abzugleichen. Während der Datenabgleich vor Corona schon aufwendig war, wurde er mit Pandemiebeginn noch fehlerhafter. Gleichzeitig mussten neue Aufgaben gestemmt werden, die sich erst durch Corona ergaben. Das hat viele überfordert. Zwischen Organisationen, die noch ganz am Anfang der Digitalisierung stehen und denen, die schon ganz weit sind, gibt es ganz viele Abstufungen.
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