Datenschutzerklärung 

der OPTIGEM GmbH, Dortmund

Die Betreiber dieser Seiten nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend der gesetzlichen Datenschutzvorschriften der EU Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) sowie des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) dieser Datenschutzerklärung.

Wenn Sie diese Website benutzen, werden verschiedene personenbezogene Daten erhoben. Personenbezogene Daten sind Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können. Die vorliegende Datenschutzerklärung erläutert, welche Daten wir erheben und wofür wir sie nutzen. Sie erläutert auch, wie und zu welchem Zweck das geschieht.

Wir weisen darauf hin, dass die Datenübertragung im Internet (z.B. bei der Kommunikation per E-Mail) Sicherheitslücken aufweisen kann. Ein lückenloser Schutz der Daten vor dem Zugriff durch Dritte ist nicht möglich.

1. Erfassung und Nutzung personenbezogener Daten

1.1. Grundsätzliches

Ihre Daten dienen allein dazu, Ihnen ein benutzerfreundliches, praktisches und sicheres Internetangebot anbieten zu können. Zu den personenbezogenen Daten gehören alle Informationen über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Person, z.B. Name, Adresse, Kontaktdaten, IP-Adressen, übertragene Datenmengen, usw.

1.2. Rechtsgrundlagen

a) Die Bereitstellung dieser Webseite mit Produkten und Leistungen: Vertragsanbahnung bzw. Vertragserfüllung
b) Anfragen per Post, E-Mail oder Kontaktformular an uns: Vertragsanbahnung bzw. Vertragserfüllung
c) Links zu anderen Angeboten oder Auswertung der Zugriffe: berechtigtes Interesse.

1.3. Automatische Verarbeitung durch Webseiten-Betrieb
Die Webseiten werden bei einem Provider in Deutschland betrieben, der seinerseits für den Betrieb des Webangebotes die Zugriffe auf das System in sogenannten Serverlogs speichert. Hierbei werden in der Regel folgende Daten erhoben: IP-Adressen, Zeitstempel der Zugriffe, Namen der Webseiten, Übertragene Datenmengen, Abmeldungen bzw. Abbrüche, Browsertypen, Infos vom Betriebssystem, Referrer URLs. Diese Daten werden von uns nicht gespeichert oder ausgewertet. Im Falle eines berechtigten Verdachts auf Missbrauch anhand von konkreten Informationen, können diese Logfiles nachträglich geprüft werden.

Neben dem berechtigten Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für den sicheren Betrieb der Webseite

und der Abwehr von Angriffen gilt auch § 25 Abs. 2 TTDSG in Bezug auf Browserdaten, die durch deren

Verwendung automatisch übermittelt werden.

1.4. Dateneingaben durch den Webseiten-Nutzer
Sie können darüber hinaus, unsere Webseiten ohne die Eingabe persönlicher Daten uneingeschränkt nutzen. Sofern wir personenbezogene Daten erheben (z.B. im Kontaktformular, Supportanfragen, Anmeldungen zu Schulungen oder ähnliches) informieren wir Sie jeweils über den Zweck, Umfang, Rechtmäßigkeit, und mögliche Weitergaben. Diese Daten nutzen wir nur für diese Zwecke. Die Eingabe solcher Daten ist für Sie stets freiwillig.

1.5. Kinder
Wir werden Daten von Kindern nicht wissentlich sammeln und verarbeiten. Sofern Schüler Anfragen stellen, werden wir die Daten nur dann speichern, wenn die ausdrückliche Zustimmung der Erziehungsberechtigten vorliegt. Sofern Daten von Kindern dann gespeichert werden dürfen, werden wir diese nur im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben weitergeben. Unter den Begriff „Kinder“ fallen die Definitionen aus dem nationalen Recht und den bei uns geltenden gesetzlichen Bestimmungen.

2. Verwendung Ihrer Daten

2.1. Wir verwenden die erhobenen und verarbeiteten personenbezogenen Daten ausschließlich zu Zwecken der Erbringung unserer Leistungen aus der mit Ihnen geschlossenen Nutzungsvereinbarung sowie zur Abwicklung von Zahlungen. Dabei beachten wir selbstverständlich alle anwendbaren Datenschutzgesetze, insbesondere die EU-Datenschutz Grundverordnung (DSGVO), das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) sowie das Telemediengesetz (TMG).

2.2. Wir geben Ihre personenbezogenen Daten grundsätzlich nicht an Dritte für Marketing- oder ähnliche Zwecke weiter. Eine Weitergabe von Daten erfolgt nur, wenn und soweit dies zur Durchführung der Nutzungsvereinbarung notwendig ist, wir gesetzlich dazu verpflichtet sind oder es zur Durchsetzung der allgemeinen Nutzungsbedingungen oder anderer mit Ihnen geschlossenen Vereinbarungen sowie unserer Rechte und Forderungen erforderlich sein sollte.

2.3. Profiling
Wir nehmen weder eine automatische Entscheidungsfindung noch ein Profiling anhand Ihrer Daten vor.

2.4. Kundeninformationen per E-Mail
Im Rahmen der Kundenbetreuung versenden wir aktuelle Informationen, um über Neuigkeiten und Änderungen innerhalb unseres Angebots sowie über von unseren Kunden lizensierte Softwareprodukte u.a. auch zu sicherheitsrelevanten Punkten zu informieren. Um den klassischen Newsletter von diesen Kundeninformationen zu unterscheiden, verwenden wir hierfür den Begriff „Kundenmails“. Es handelt sich hierbei um Kunden bzw. Interessenten, zu denen eine nahe Beziehung vorhanden ist. Dies geschieht auch über E-Mail. Kunden, die dies nicht wünschen, können sich abmelden und erhalten eine „E-Mail-Sperre“ im System. Sie werden in Zukunft dann nicht mehr angeschrieben.

2.5. Newsletter

Wenn Sie sich für den Empfang der Newsletter entschieden haben, verwenden wir die E-Mail-Adresse, mit der Sie sich registriert haben. Sie erhalten informative und redaktionelle Newsletter einmal im Quartal. Wenn das Abonnement des Newsletters nicht mehr erwünscht ist, können Sie die Zustimmung zum Versand jederzeit rückgängig machen und sich ohne Nennung von Gründen abmelden. Teilen Sie uns dies entsprechend schriftlich mit oder melden Sie sich am Ende eines jeden Newsletters über den Abmeldelink ab.

2.6 OPTIGEM CLOUD EXTENSIONS

Sofern Sie für diesen Cloud-Service eine Lizenz erwerben und diese einrichten, findet ein Datenaustausch zwischen OPTIGEM Win-Finanz als Anwendung und dem OPTIGEM CX CLOUD-Speicher statt. Zweck der Verarbeitung ist der zusätzliche Service zum Beleg-Management sowie der transparenten Darstellung der Zahlen im Dashboard. Der CLOUD-Speicher befindet sich in einem deutschen Rechenzentrum und wurde über einen AVVertrag mit OPTIGEM vereinbart und über OPTIGEM zentral administriert. Alle Daten unterliegen der strickten Mandantentrennung und werden über automatisierte Backups gesichert. Zugriff auf diese Daten haben nur die hinterlegten und über die Berechtigungsverwaltung zugeordneten User der jeweiligen Organisation.

Im Rahmen des OPTIGEM CX Beleg-Managements können weitere Dokumente und Daten erfasst werden.Es handelt sich dabei um die Beleg-Informationen, die Einreicher-Informationen, ein mögliches Erstattungs-Konto (PayPal- oder Bankverbindung) und wenn zutreffend eine Projektzuordnung. Alle Daten werden nur für den o.g. Zweck erfasst und verarbeitet. Ein Profiling oder eine Übermittlung an Drittstaaten findet nicht statt. Sollten Organisationen diesen Zusatzdienst kündigen, werden die Daten einen Monat danach vollständig und unwiderruflich gelöscht. Registrierte User können Ihren Account jederzeit in der Profilverwaltung kündigen, sofern für die verknüpfte Organisation ein anderer Haupt-Administrator vorhanden ist. Alle weiteren Angaben sind in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen der Cloud-Services

unter optigem.com/agb-cloud-services nachzulesen.

3. Dauer der Speicherung und Löschung

Wir speichern Ihre Daten solange der Zweck der Speicherung erhalten bleibt (Anfragen, Projekte, Verträge, etc.). Sollte der Zweck entfallen oder Sie die Einwilligung zurückziehen, werden Ihre Daten durch den regelmäßigen Löschlauf gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen  eingehalten werden müssen.

4. Cookies

Unsere Webseite verwendet Cookies, um Ihnen eine effektive und benutzerfreundliche Benutzung zu ermöglichen. Dieses Ziel stellt ein berechtigtes Interesse für die Nutzung dieser Technik dar. Die meisten Browser bieten Ihnen die Funktionalität, sich die verwendeten Cookies anzeigen zu lassen.

Beim erstmaligen Aufruf unserer Seite, wird Ihnen die Möglichkeit gegeben, sich die Cookies anzusehen und eine Entscheidung zu treffen, welche Cookies sie aktzeptieren wollen (Opt-In). Bitte lesen Sie die Hinweise aufmerksam durch und setzen Sie Ihre Einwilligungen für die Verarbeitung.

Um diese Entscheidung zu revidieren, können Sie in Ihrem Browser die Cookies löschen und unsere Seite neu aufrufen, dann erhalten Sie wieder die vorgenannten Entscheidungsfragen.

Falls Sie die Verwendung von Cookies jedoch generell unterbinden möchten, besteht dazu bei Ihrem Browser die Möglichkeit, die Annahme und Speicherung neuer Cookies zu verhindern. Wir erstellen keine Nutzerprofile aus den durch Cookies erfassten Nutzerdaten.

Werden Cookies eingesetzt, die das Nutzerverhalten verfolgen, werden in der Regel personenbezogene

Daten verarbeitet, die sowohl unter die DSGVO als auch unter das TTDSG fallen. Daher gilt auch hier § 25

Abs. 1 TTDSG in Bezug auf die DSGVO.

5. Webseiten-Auswertungs- und sonstige Tools

Wir setzen keine Analyse-Tools zwecks statistischer Auswertungen auf unserer Webseiten ein.

5.1 Kontaktformular-Tool hCaptcha

Wir setzen zur Unterscheidung von Mensch oder Bot das PlugIn hCaptcha ein. Dieses identifiziert
Bots, die das Kontaktformular automatisch ausfüllen und blockiert diese. So kann es nicht zu
einer Überlastung der Webseite kommen. Dieser Dienst wird von Intuition Machines, Inc., USA
angeboten. Welche Daten dafür notwendig sind und wie diese datenschutzrechtlich verarbeitet
werden entnehmen Sie bitte der Anbieterseiten:
Datenschutzbestimmungen: https://www.hcaptcha.com/privacy
Nutzungsbedingungen: https://www.hcaptcha.com/terms
Wir als Anbieter der Webseite verarbeiten hierüber keine Daten und bekommen auch keine
Daten zur Verfügung gestellt.

5.2 Matomo
Diese Webseite benutzt Matomo (vormals PIWIK), welches für den Nutzung Cookies verwendet.Wir nutzen diese Auswertungen, um unser Angebot laufend zu verbessern und um den Informationsgehalt der Webseite für die Benutzer zu optimieren (z.B. für die Handy, Tablet oder PC-Nutzung). Dieser Dienst wird auf unserem eigenen Webserver gehostet. Die notwendigen Informationen werden über Cookies bzw. Web-Beacons gesammelt. Dabei wird die IP-Adresse automatisch gekürzt gespeichert und mit den anderen Informationen an den Server übermittelt für den die Auswertung gespeichert wird.
Die Rechtsgrundlage zur Analyse des Nutzungsverhaltens unserer Webseite ergibt sich aus dem berechtigten Interesse gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Browserdaten bzw. Header-informationen, die durch die Browsereinstellungen des Endgerätes zwangsläufig erfasst und übermittelt werden, fallen unter § 25

Abs. 2 TTDSG. 

Durch die IP-Kürzung werden die Daten anonymisiert, so dass kein Rückschluss auf den Nutzer (Identifizierung) erfolgen kann. Die durch die Cookies erfassten Daten werden nicht an Dritte weiter gegeben. Durch Ihren Browser können Sie die Verwendung der Cookies verhindern, erhalten aber ggf.

Einschränkungen im Betrieb der Webseite.

Weitere Informationen über Matomo erhalten Sie unter: https://matomo.org/
Cookie-Informationen: Cookie_pk_id.* und _pk_ses.* Verhalten beim Webseitenbesuch. Statistik über die Webseitennutzung incl. Zeitpunkt und Geräteinformationen. Keine personenbezogenen Daten. Speicherdauer: 1 Monat.

6. Sicherheit

Durch den Einsatz verschiedenen technischen und organisatorischen Maßnahmen gewährleisten wir den Schutz Ihre personenbezogenen Daten vor Verlust, unrichtige Veränderungen oder unberechtigten Zugriffen Dritter. In jedem Fall haben nur berechtigte Personen Zutritt zu den persönlichen Daten, und dies auch nur insoweit, als es im Rahmen der oben genannten Zwecke erforderlich ist. Die Sicherheitsmaßnahmen werden regelmäßig den verbesserten technischen Möglichkeiten angepasst.

7. Ihre Rechte als Nutzer

7.1 Auskunft, Sperrung, Löschung
Sie haben im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen jederzeit das Recht auf unentgeltliche Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten, deren Herkunft und Empfänger und den Zweck der Datenverarbeitung und ggf. ein Recht auf Berichtigung, Sperrung oder Löschung dieser Daten. Hierzu sowie zu weiteren Fragen zum Thema personenbezogene Daten können Sie sich jederzeit unter der im Impressum angegebenen Adresse an uns wenden. Um uns eine eindeutige Identifizierung des Anfragenden bzw. Betroffenen zu gewährleisten, stellen Sie Ihre Anfrage bitte ausschließlich in schriftlicher Form.

7.2. Beschwerderecht
Sofern Sie Zweifel an unserem Umgang mit Ihren Daten haben sollten, bitte kontaktieren Sie uns oder unseren Datenschutzbeauftragten. Im Falle datenschutzrechtlicher Verstöße steht dem Betroffenen ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu. Zuständig in diesem Fall ist der Landesdatenschutzbeauftragte des Bundeslandes Nordrhein-Westfalen.

8. Weitere Informationen

8.1. Verantwortliche Stelle
Der Verantwortliche im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung und anderer nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedsstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist die:

OPTIGEM GmbH
Hohenbuschei-Allee 1
44309 Dortmund
Tel.: +49 (0)231.18293-0
E-Mail: info@optigem.com

8.2. Datenschutzbeauftragter
Der Datenschutzbeauftragte des Verantwortlichen ist:

Juergen Golda
P2 Consult
Wilhelm-Bläser-Str. 3 c
59174 Kamen
E-Mail: datenschutz@optigem.com

8.3. Änderungen
Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit anzupassen. Deshalb empfehlen wir Ihnen eine regelmäßig Durchsicht dieser Erklärung.

9. Widerspruch Werbe-Mails

Der Nutzung von im Rahmen der Impressumspflicht veröffentlichten Kontaktdaten zur Übersendung von nicht ausdrücklich angeforderter Werbung und Informationsmaterialien wird hiermit widersprochen. Die Betreiber dieser Seiten behalten sich ausdrücklich rechtliche Schritte im Falle der unverlangten Zusendung von Werbeinformationen oder E-Mails vor.